Cada vez que deseamos trabajar para mejorar algún ámbito de nuestra vida debemos recordar que somos únicos e indivisibles.
Por lo tanto, cuando hablamos de gestión del tiempo es imposible no hablar de motivación o de satisfacción personal. Porque para administrar bien nuestro tiempo debemos primero sentir que hacemos algo productivo con él, tanto para nosotros como para los demás, tanto para nuestra realización personal como para cumplir con nuestros compromisos. De lo contrario sentimos que se nos pasa la vida realizando labores domésticas, o compromisos laborales.
Para sentirnos satisfechos al gestionar nuestro tiempo, dediquemos parte de él a ocuparnos de lograr nuestras metas.
Es por esto, que resulta importante, que para sentirnos satisfechos al gestionar nuestro tiempo, dediquemos parte de él a ocuparnos de lograr nuestras metas ¿Pero qué es una meta? Una meta es aquello que deseamos lograr para nuestra realización personal y puede o no estar relacionado con la familia o el trabajo, por ejemplo: aprender a tocar un instrumento, emprender, estudiar, etc.
Una vez que hemos identificado esa(s) meta(s), debemos definir en qué momento del día dedicaremos tiempo para trabajar en ella(s). Podemos levantarnos más temprano y hacerlo antes de empezar con nuestra jornada y así quedar cargados de la energía que esto nos provoca; o quizás trabajar en ella media hora después de terminar dicha jornada, lo que probablemente nos motivará a terminar nuestras labores antes para dedicarnos a lo que tanto nos apasiona. Lo más importante no es cuándo hacerlo, sino que establecer un momento para aquello.
Hacer esto permitirá que no tengamos esa sensación de: “estar todo el día ocupados y finalmente no hacer nada”. Ya que lograremos identificar que nuestras labores cotidianas son un gran aporte en la consecución de nuestras metas; nuestro trabajo quizás nos permita generar los recursos económicos para lograr dicha meta, ocuparnos del bienestar de nuestra familia y amigos puede generar que logremos esa meta en compañía de quienes más amamos.
Algunos consejos para gestionar mejor mi tiempo y alcanzar mis metas.
1.- Dedica un tiempo al finalizar tu jornada el día viernes para organizar la siguiente semana:
Destinar al menos 15 minutos a organizar la siguiente semana, permitirá que puedas identificar cuáles son esas tareas más importantes con las que debes cumplir (a nivel personal y laboral), esas serán tus rocas y tendrán un papel preponderante en tu agenda.
Por ejemplo, presentar un proyecto, reunión de equipo, etc. Estas tareas serán tus rocas, una vez que identifiques una o dos por día, notarás que todas las otras actividades probablemente estén dirigidas a “alimentar” y lograr cumplir con estas rocas o tareas preponderantes.
2- Fija plazos:
Para establecer cuáles serán tus rocas cada semana, es importante que tengas claro cuáles son las fechas de entrega de cada una de tus tareas, ya que un plazo por cumplir puede ser un criterio importante para definir una roca. Es decir, si mi fecha de entrega de una propuesta es para 15 días más y no alcanzo a prepararla esta semana, probablemente no sea problema realizarla la próxima semana, pero si no lo hago la siguiente semana, entonces ya se convertirá en una roca de mi planificación.
3.- Realiza tareas por bloque:
Dependiendo de tu área de trabajo organiza las tareas por bloques hará que sea más rápido y sencillo. Por ejemplo, primera tarea; revisar y responder correos electrónicos; segunda tarea, realizar llamadas telefónicas; tercera tarea, escribir informes, etc. Para que esto resulte debes procurar dentro de lo posible (no cuentes las emergencias), terminar una tarea antes de partir con la siguiente, es decir, si recibes llamadas mientras respondes correos y no pasa nada si no la respondes y devuelves la llamada en unos minutos más, entonces que esa llamada espere hasta que pases al siguiente bloque.
4.- Alterna tareas que requieran distintos tipos de atención y toma descansos.
Cuando estamos mucho tiempo realizando la misma actividad, por ejemplo, leer o hablar, llega un momento en que perdemos la concentración. Es por esto que si podemos alternar actividades que requieran movimiento y otras que requieran concentración o alternar entre distintos tipos de atención probablemente seremos más productivos.
Si no tienes la posibilidad de alternar no dudes en detenerte para dar una caminata de unos cuantos minutos. Dar una vuelta a la manzana, permitirá que tus músculos se activen, tu organismo se oxigene y por consecuencia que recuperes tu capacidad de concentración. Por lo tanto, no veas este paseo como una pérdida de tiempo, en ocasiones necesitamos detenernos para seguir con más fuerzas. También puede servir conversar con un compañero de trabajo para distraernos y compartir.
5.- Autoconocimiento.
Todos los seres humanos somos distintos, así como algunos son muy productivos en las primeras horas de la mañana, a otros les resulta más difícil “reiniciar” y son más productivos por las tardes, si logras identificar tus momentos de mayor productividad, podrás saber que es en esos momentos en los que debes realizar aquellas tareas que necesitan de mayor concentración y dejar aquellas tareas más mecánicas o que requieren de mayor movimiento para tus momentos de menor productividad
6.- ¡Listas, listas y más listas!
Haz listas para todo, todo lo que sacas de tu cabeza y pones en una lista libera espacio de almacenamiento y memoria RAM, lista de supermercado, de libros por leer, pendientes, películas por ver, etc. Así no estarás pendiente de “no debo olvidar…” y si tienes alguna duda sólo revisas tu lista y solucionado. Puedes hacerlo en papel, en tu computador, celular, etc. La idea es que utilices el formato más adecuado para ti.
7.- Finalmente divide tus metas en trozos y temporalmente.
Si quieres bajar 10 kilos y esa es tu meta, probablemente te frustrarás si no la consigues rápidamente, pero si divides esa meta en trozos te sentirás recompensado cada vez que alcances uno de ellos y esto te motivara a seguir avanzando. Si mi meta es bajar 10 kilos, entonces primero debo dejar las bebidas gaseosas, después inscribirme en el gimnasio, después asistir al gimnasio 2 veces a la semana, bajar 2 kilos, etc. Hasta llegar a mi meta final que es bajar 10 kilos.
Ahora que ya sabes cómo gestionar tu tiempo
¿Cuál es tu siguiente meta?